I forbindelse med de foredrag jeg holder, og de kundemøder jeg har, er der et tilbagevendende spørgsmål: Hvad siger juraen i forbindelse med Employee Advocacy.
Det er et utroligt relevant spørgsmål, som jeg gerne vil hjælpe med at svare på, men da jeg ikke er advokat, har jeg bedt Martin Breum Sønder fra INNOVA advokatfirma om, at komme med en generel vejledning i forhold til faldgruberne, når man bruger medarbejderne i virksomhedens markedsføring.
Lovgivningen ændrer sig fra tid til anden, så ved konkrete spørgsmål i forhold til din virksomhed, bør du alliere dig med en advokat.
Medarbejdere i din markedsføring – juridiske faldgruber
Dine medarbejdere er selvsagt betydningsfulde for din virksomhed, og derfor har du valgt netop de rette til din virksomhed. Når du ønsker at benytte den ansatte som en ny ressource i forbindelse med eksponering i virksomhedens markedsføring, kan der opstå nogle juridiske udfordringer, som du bør være opmærksom på.
Brugen af medarbejdere i markedsføring er en ny måde at gøre brug af den ansattes kvalifikationer.
Uanset på hvilken måde medarbejderen skal indgå i eksponeringen af virksomheden, vil det være helt essentielt at indgå en forudgående skriftlig aftale med den ansatte. Der må skelnes mellem aflønning for det konkrete model- eller motivarbejde samt aflønning for udnyttelse af billedmaterialet efterfølgende.
Employee branding video og foto
Det konkrete arbejde i forbindelse med at medarbejderen fotograferes eller optages på video, skal aflønnes særskilt. Alternativt skal det aftales med den enkelte medarbejder, at arbejdet er en arbejdsopgave i sammenhæng med de øvrige opgaver og derfor indgår i den almindelige aflønning af den ansatte.
Et billede med genkendelige personer betragtes som persondata i lovens forstand. Samtidig indeholder markedsføringslovgivningen også retningslinjer omkring inddragelse af dine medarbejdere i en reklamesammenhæng. Af samme årsag er det helt centralt, at indhente din portrætterede medarbejders samtykke til at benytte materialet kommercielt.
Samtykke til markedsføring
Samtykket skal være frivilligt, specifikt og informeret.
Således skal medarbejderen oplyses om alle relevante forhold, herunder særligt om perioden, hvor virksomheden ønsker at anvende medarbejderens billede i markedsføringen, men også i hvilken sammenhæng og på hvilket medie billederne udgives, samt om den ansatte tillægges rettigheder til at opsige den videre brug af billederne.
I denne forbindelse vil det være ideelt at tilbyde medarbejderen aflønning for udnyttelsestiden af materialet.
Særligt i forhold til, hvorvidt medarbejderen kan tilbagekalde sit samtykke, er det væsentligt at aftale, at denne tilbagekaldelse sker med virkning efter et nærmere fastlagt antal måneder – en slags opsigelsesvarsel.
Det er ikke svært, at forestille sig den situation, hvor din virksomhed netop har fået optrykt nye brochurer med et billede af din medarbejder i, og herefter ønsker den pågældende medarbejder at tilbagekalde sit samtykke.
I en sådan situation er det vigtigt, at virksomheden sikrer sig først fra næste oplag af nye brochurer at være forpligtet til ikke at benytte billedet, eller alternativt at medarbejderen må betale et beløb for at få fjernet billedet her og nu.
Ophavsretten tilkommer fotografen, hvorfor det skal aftales med denne, at virksomheden efter betaling får overført ophavsretten. Det kan aftales, om billedmaterialet kun må benyttes på en bestemt måde, eller om der er tale om en ubegrænset udnyttelse.
Her skal det særligt bemærkes, at fotografen kun kan udøve sine rettigheder, såfremt der foreligger et samtykke fra bestilleren, hvilket typisk vil være identisk med virksomheden.
Således er der ingen risiko for, at fotografen samtidig sælger billedmaterialet videre til tredjepart.
Employee Advocacy
Et nyt begreb inden for medarbejderbranding er ’Employee Advocacy’, som er et virkemiddel til at lade dine medarbejdere virke som ambassadører på de sociale medier ved delinger af virksomhedens nyheder og lignende i sit eget netværk.
Her er det relevant, at virksomheden udarbejder guidelines for, hvordan medarbejderne bedst muligt er tro mod din virksomheds brand på de sociale medier.
Lad dine medarbejdere deltage i det omfang, de selv synes er passende, således at netop medarbejderens ambassadørskab og deling af virksomhedens materiale skaber tillid ved de nye kunder, der findes i den ansattes netværk.
At bruge medarbejdere i markedsføringen af din virksomhed, kan være et stærkt virkemiddel.
Du kan i markedsføringssammenhæng ikke helt komme uden om de juridiske faldgruber, der er, men ønsker du ikke at bruge dine kollegaer i jeres markedsføring, kan du overveje om du i stedet for skal lave branding via: Influencer marketing.