Lean forbindes ofte med produktion, effektivisering og optimering af arbejdsgange. Men principperne kan også bruges i HR.
Her handler Lean ikke om at få medarbejdere til at løbe hurtigere. Det handler om at skabe mere værdi for organisationen og medarbejderne ved at fjerne unødvendigt arbejde, ventetid og komplekse processer.
Grundideen i Lean er enkel: Hvad skaber værdi – og hvad gør ikke?
Se HR-processerne med nye øjne
HR består af mange processer:
- Rekruttering
- Onboarding
- MUS
- Kompetenceudvikling
- Lønadministration
- Medarbejderdata
er blot nogle af dem. Over tid kan processerne blive mere komplekse, fordi nye krav, systemer og arbejdsgange bliver lagt oven på de eksisterende.
Det kan betyde, at en proces, der oprindeligt tog 30 minutter, pludselig kræver flere mails, godkendelser, møder og systemer.
Lean starter derfor med at undersøge den faktiske arbejdsgang.
- Hvilke trin er nødvendige?
- Hvor opstår der ventetid?
- Hvor bliver information indtastet flere gange?
- Hvor skal en opgave godkendes unødvendigt?
- Hvor oplever medarbejdere eller kandidater friktion?
Fjern spild i rekrutteringen
Rekruttering er et oplagt område at arbejde med Lean.
En rekrutteringsproces kan eksempelvis indeholde: Jobanalyse, godkendelse af stillingen, udarbejdelse af jobannonce, annoncering, screening, interviews, tests, referenceindhentning og kontrakt.
Hvis processen tager seks uger, betyder det ikke nødvendigvis, at alle seks uger skaber værdi.
Måske:
- Ligger en ansøgning flere dage og venter på en leder
- Skal den samme kandidat vurderes af fire personer, selv om to kunne være tilstrækkeligt
- Bliver kandidater indkaldt til flere interviews, fordi ingen har besluttet præcist, hvad de vil vurdere
Lean handler her om at identificere flaskehalsene og fjerne de aktiviteter, der ikke bidrager til et bedre match mellem kandidat og virksomhed.
Mindre administration – mere HR
Et centralt spørgsmål er derfor: Hvor meget af HR’s tid bruges på administration – og hvor meget bruges på aktiviteter, der skaber reel værdi?
Automatisering kan være en del af løsningen. Men Lean handler ikke bare om at digitalisere eksisterende processer. Hvis en dårlig proces automatiseres, bliver den blot hurtigere til at producere spild.
Først bør processen forenkles. Derefter kan man undersøge, hvad der kan standardiseres eller automatiseres.
Det kan eksempelvis være automatiske kandidatbeskeder, digitale godkendelsesflows eller standardiserede onboardingforløb.
Lean kræver medarbejdernes input
Lean er ikke kun et HR-projekt. De mennesker, der arbejder med processerne hver dag, har ofte den største viden om, hvor problemerne opstår.
Derfor bør HR involvere både HR-medarbejdere, ledere og medarbejdere, når processerne skal forbedres.
Det kan være så enkelt som at spørge: Hvad bruger du tid på, som du synes er unødvendigt?
Svarene kan afsløre alt fra dobbeltregistreringer til unødvendige møder og uklare ansvarsområder.
Kontinuerlige forbedringer
Lean er ikke en engangsøvelse, hvor HR effektiviserer alle processer og derefter går videre. Det er en måde at arbejde på.
Når en proces er forbedret, skal man fortsat være nysgerrig på, om den kan gøres enklere, hurtigere eller bedre.
Det vigtigste spørgsmål er derfor ikke: Hvordan kan HR arbejde hurtigere?
Det er: Hvordan kan HR skabe mere værdi med den tid og de ressourcer, vi allerede har?
Det er her, Lean bliver interessant for HR. Målet er:
- Ikke mindre HR
- At bruge HR’s tid på det, der betyder mest for organisationen og dens medarbejdere!
Ole Holdgaard har blandt andet et foredrag om: AI transformationen, hvor blandt Lean er et af fokuspunkterne, og du derved får nogle interessante indsigter:
Kontakt Ole
Få lynhurtigt svar på din forespørgsel.
Kontakt Ole på telefon: 
Tak for din besked
Du hører snarest muligt fra Ole
There was an error saving your entry.